Per archivi ad altissima consultazione è preferibile digitalizzare l’archivio cartaceo, affidandolo poi ugualmente ad un deposito esterno, in modo da liberare spazio improduttivo.  Quando la frequenza di consultazione dei documenti cartacei è bassa, è invece economicamente più sostenibile affidare l’archivio cartaceo ad un deposito esterno, senza ricorrere alla digitalizzazione. Digitalizzare la documentazione ha ingenti costi di tempo, richiede software di data mining e competenze per l’indicizzazione. Questi aspetti sono molto onerosi, nel caso in cui l’accesso ai dati contenuti dei documenti non sia ricorsivo e frequente, l’investimento non sarebbe giustificato. È preferibile affidare ad un servizio di conservazione documenti aziendali e deposito archivi cartacei l’archivio e richiedere on demand le pratiche che si vogliono consultare.