Nell’era digitale qualsiasi azienda si trova ancora ad aver a che fare con l’archiviazione fisica di documenti cartacei aziendali e quindi, ieri come oggi, dobbiamo provvedere a conservali e gestirli al meglio.

Vediamo insieme alcuni brevi accorgimenti di buon senso che ti permetteranno nel tempo di garantirne una buona fruibilità e conservazione dei tuoi documenti.

Alcuni accorgimenti, scontati – ma non troppo – per l’archiviazione fisica di documenti cartacei

Tieni i documenti cartacei dell’anno in corso e di quello precedente il più vicino possibile, sicuramente ti potranno servire. Conservali su scaffali o meglio ancora dentro ad armadi chiusi in modo che non prendano troppa polvere. Ricordati che gli archivi relativi al personale potrebbero contenere dati sensibili e, per questo, è meglio che non siano accessibili da persone non autorizzate, dunque mettili in un armadio e chiudili a chiave!

Per l’archiviazione fisica di documenti cartacei che pensi saranno consultati di meno trova una stanza non troppo lontano in modo che l’eventuale consultazione non comporti perdite di tempo eccessive.

Qual è l’ambiente giusto per l’archiviazione fisica di documenti cartacei?

Spesso è difficile trovare un ambiente che possa ospitare il tuo archivio ed è possibile che tu debba essere costretto a relegarlo in un ambiente non idoneo come un seminterrato, una cantina, un box oppure una soffitta (luoghi soggetti di sovente ad allagamenti).

In uno di questi casi prendi alcuni banali accorgimenti:

• Non appoggiare i documenti cartacei direttamente sul pavimento, la carta assorbe l’umidità molto facilmente e potrebbero rovinarsi e comunque verifica sempre che ci siano almeno 10 cm di aria dal pavimento utile a preservare il tuo archivio da eventuali allagamenti
• Per lo stesso motivo non appoggiare i documenti contro il muro ma piuttosto lascia sempre almeno 3 o 4 cm di spazio
• Verifica fin da subito che sopra le scaffalature/armadi che hai utilizzato per disporre l’archiviazione fisica di documenti cartacei non passino tubi dell’acqua che potrebbero fare condensa o addirittura rompersi.
• Stai attento che la carta non sia a contatto con prese elettriche o cavi della corrente; potrebbero prendere fuoco.

Cosa bisogna evitare per l’archiviazione fisica di docuementi cartecei

Mi raccomando, anche se può sembrare una buona idea, non mettere mai il tuo archivio aziendale in un container d’acciaio all’aperto, all’interno di esso, se non perfettamente isolato, eventuali sbalzi di temperatura potrebbero provocare moltissima umidità.

Nel box di casa o dell’ufficio parcheggiaci la macchina o piuttosto affittalo e non riempirlo di carta, la cosa potrebbe non essere molto gradita all’amministratore condominiale e, soprattutto, ai Vigili del Fuoco.

Una corretta archiviazione fisica di documenti cartacei presuppone sempre la verifica che, all’interno del locale archivio, non vi siano più di 50 quintali di carta altrimenti per legge sarà necessario installare un costoso impianto di spegnimento automatico, in combinazione con uno di rilevazione fumi.

Sempre nell’ottica del rispetto degli standard di sicurezza nell’archiviazione documenti, se vuoi fare un calcolo veloce del carico d’incendio, un faldone dorso 8 cm pieno di carta può pesare anche 4,5 kg e quindi 1200 faldoni (quantitativo facilmente raggiungibile da una media azienda)  potrebbero superare tranquillamente i 50 quintali.

Cosa è necessario ricordarsi per predisporre una buona archiviazione fisica di documenti cartacei

Ricordati che l’archivio deve essere consultabile e condivisibile nel corso degli anni con i tuoi colleghi e quindi riporta sempre sul dorso tutte le informazioni utili (anno, tipologia di documento, etc) affinchè chiunque possa usufruirne con facilità; se ti è possibile standardizza le diciture.

Nel caso di faldoni contenenti fatture scrivi sempre l’intervallo dei protocolli.

I faldoni riempili fino a quando riescono ad entrare agevolmente nel loro porta faldone, se li riempi troppo il gancio interno si romperà e i fogli usciranno ogni qual volta li dovrai consultare.

Archivia vicino tutti i faldoni dello stesso anno e in maniera omogenea per tipologia di documento cosicché quando saranno fiscalmente scaduti  sarà più facile mandarli al macero.

Conserva i documenti cartacei del personale come DM10 01M visite mediche etc anche oltre i 10 anni, potrebbe capitare che all’INPS non risultino versati alcuni contributi o che si renda necessario dimostrare che hai fatto di tutto per garantire la salute di un dipendente.

Nel momento in cui  decidi di buttare via l’archivio cartaceo lo stesso diventa un rifiuto e quindi verifica che chi si occuperà di portarlo via per smaltirlo abbia le autorizzazione necessarie al trasporto dei rifiuti.

Seguiti tutti questi passaggi la tua archiviazione documenti cartacei è fatta!