Il mondo ha accelerato e sta accelerando nell’adozione di processi digitali, che coinvolgono tutte le aziende, dalla più grande alla più piccola.
Per le aziende che si stanno affacciando alla gestione documentale di nuova concezione e desiderano iniziare con un servizio economico, ibrido di deposito e consultazione, offriamo la digitalizzazione on demand.
Con questo servizio le aziende mantengono parte della documentazione in azienda e affidando l’archivio storico – documenti che rappresentano la storia lavorativa e fiscale dell’azienda, non di immediato utilizzo – alla gestione di SGA.
La digitalizzazione on demand è uno dei servizi più richiesti, è evoluto, economicamente vantaggioso e flessibile. Conserva tutte le caratteristiche e tutto il valore del servizio di deposito e gestione archivi di SGA: sicurezza, rapidità, logistica interna, digitalizzazione, consegna fisica e consultazione da remoto, con il vantaggio di applicarlo solo a una selezione della propria documentazione. Il documento viene digitalizzato solo quando serve consultarlo evitando gli onerosi costi della digitalizzazione massiva, della conservazione sostitutiva legale e delle sue incombenze (nomina responsabile interno della conservazione, ecc.)
Con la digitalizzazione on demand, l’azienda è in grado di esternalizzare i costi e di affidare la dematerializzazioni a un’azienda che offre eccellenza in ciascuno dei tre ambiti che questo processo comporta: architettura digitale, depositi protetti e sicuri, consultazioni on-site e da remoto ottimali, grazie alle nuove tecnologie di data mining
Supportiamo i nostri clienti nella digitalizzazione di piccole e grandi moli di documentazione per qualsiasi esigenza: dall’implementazione di sistemi GED interni ed esterni, alla dematerializzazione documentale permanente, fino alla semplice creazione di copie digitali per offrire un servizio flessibile di archiviazione documenti digitali. SGA garantisce un deposito documenti certificato TÜV, un servizio flessibile da preferire alla marcescenza in un magazzino o in un self-storage a Milano.
Tutti i giorni i nostri furgoni monitorati con dispositivi satellitari ritirano e riconsegnano i documenti da digitalizzare presso i clienti in Milano e provincia.
I nostri operatori utilizzano postazioni di scansione documenti costituite da potenti workstation dedicate e da scanner ad alta capacità che garantiscono velocità, precisione ed affidabilità. I tempi e i costi di digitalizzazione di un archivio dipendono dai seguenti fattori:
Dall’esperienza e dal forte sodalizio creato con oltre trecento studi professionali su tutto il territorio nazionale SGA è in grado di fornire un valido supporto a tutti quei professionisti che operano su diversi livelli e aspetti delle aziende clienti o che coinvolti a vario titolo nella gestione di procedure concorsuali ordinarie e straordinarie debbano consultare simultaneamente da postazioni diverse grandi moli di documentazione.SGA rende possibile questo mediante la scansione massiva e la creazione di dataroom documentali digitali disponibili in tutta sicurezza sul nostro portale, navigabili come un sito web e tracciabili nei contenuti.
Ciò permette ai professionisti un notevole risparmio di tempi e costi ed ovviamente un maggiore rispetto dell’ambiente. Scopra i nostri servizi di archiviazione documenti digitali destinati agli studi professionali nella sezione dedicata alla gestione archivi per fallimenti e verifichi i nostri elevati standard di sicurezza nell’archiviazione documentale.
Le informazioni scambiate tra i vari interlocutori della vita economica quotidiana (aziende private, pubbliche amministrazioni, etc.), vengono formalizzate attraverso l’emissione di documenti che le rendono storicizzabili e rilevanti a livello amministrativo, legale e fiscale.
L’elevatissimo numero di transazioni del business unito all’esigenza di una corretta formazione e successiva amministrazione dei documenti, rende la Gestione Elettronica Documentale (GED) un elemento strategico della vita aziendale.
L’efficacia di un sistema GED si riscontra in una serie di grandi benefici di carattere economico ed organizzativo con un occhio di riguardo per l’ambiente:
Una piattaforma software, realizzata e sviluppata interamente da un nostro partner tecnologico, consente l’integrazione del software con tutti i più diffusi sistemi informativi aziendali quali SAP, Dynamics, IBM, Oracle, Zucchetti e altri. Grazie a questi appositi moduli la gestione documentale e l’archiviazione documenti digitali raggiunge i più elevati standard di efficienza.
La conservazione sicura e la disponibilità dei dati è da sempre un argomento critico. I dati aziendali sono vitali per il business dell’azienda. Ne costituiscono il patrimonio e, come tale, vanno conservati.
Quando si parla di archiviazione documenti digitali, è evidente come il progresso tecnologico abbia portato in breve tempo alla creazione di tantissime informazioni in formato digitale organizzate in modo da garantire:
Se per quanto riguarda le prime due caratteristiche ci si deve affidare ad un sistema operativo dell’ultima generazione, per l’ultima, il nostro partner Laus Informatica fornisce i servizi di Tape Collect e Tape Vaulting che aiutano ad organizzare, gestire il trasporto e garantire la conservazione nel tempo dei supporti magnetici (off site backup).
Il servizio di custodia e trasporto è personalizzabile a secondo dei livelli di criticità del Vostro business. I nastri di backup vengono custoditi singolarmente in buste e sigillate con specifiche etichette di sicurezza “anti-effrazione” per il rispetto di tutti i requisiti richiesti dalla legge sulla privacy per il trattamento dei dati (legge 196/2003) La movimentazione verrà effettuata con mezzi anonimi utilizzando apposite valige di sicurezza, attrezzate con adeguato materiale in grado di assorbire gli urti e nel rispetto delle “raccomandazioni per la gestione ed immagazzinamento dei supporti magnetici” emesso da ECMA (Europan Computer Manufacturers Association). Tutti i mezzi adibiti al trasporto sono provvisti di sistema di localizzazione satellitare (GPS) con richiesta automatica alla centrale operativa di assistenza nel caso di collisione/effrazioni. I backup dei dati e delle configurazioni potranno così essere conservati in un luogo differente e a debita distanza dalla sede dell’ Azienda in condizioni ambientali controllate con la certezza della fruibilità del backup in ogni momento.
Il servizio di Tape Collect e Tape Vaulting prevede:
La conservazione dei supporti magnetici avverrà presso il caveau studiato e realizzato in ottemperanza delle “raccomandazioni per la gestione ed immagazzinamento dei supporti magnetici” emesso da ECMA (Europan Computer Manufacturers Association) relativamente al controllo dell’umidità e temperatura. L’accesso al caveau è protetto da porta in acciaio Martin Siemens di 15 cm di spessore, per una massa totale di 460 kg con serratura sia a chiave ISN11 a doppia mappa sia a combinazione digitale autoalimentata a sei numeri variabili. Su richiesta, i supporti magnetici verranno preventivamente indicizzati tramite l’apposizione di codici a barre per consentire le eventuali ricerche in modo veloce e certo.
Al cliente verrà consegnato l’indice per facilitare la richiesta dei supporti per consultazioni, ricostruzione dati, riciclo delle cassette. Il caveau è videosorvegliato tramite telecamera a circuito chiuso ed è provvisto di impianto antincendio. All’interno del bunker sono installati sensori anti-sismici e antintrusione, per protezione contro attacchi esterni.
Programmata una visita con un esperto saremo in grado di proporre una soluzione per l’archiviazione documenti digitali completa e adatta alle reali esigenze della Vostra Azienda.
L’archiviazione documenti digitale e il GED sono al centro dei servizi integrati offerti da SGA Srl, ma la nostra azienda è un servizio completo di gestione archivi in outsourcing. La nostra realtà si pone come partner strategico per quanti abbiano bisogno di un servizio deposito archivi esterno con digitalizzazione documentale e GED. Ogni processo si svolge con sistemi all’avanguardia e offriamo la massima sicurezza nell’archiviazione documenti.
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