Ecco perché un servizio di deposito archivi ha una duplice utilità. In seguito all’acquisizione di nuove superfici e allo sviluppo di nuove tecnologie di Data Mining, il deposito archivi e la gestione del dato offerte da SGA, incluso il servizio di conservazione documentale e digitalizzazione, acquisisce un valore strategico. SGA opera da sempre anche su Assago e tutta la Lombardia.

Quello che abbiamo imparato di recente è che la digitalizzazione non è una moda o un vezzo di poco conto. Poter accedere alle informazioni da remoto, da qualsiasi dispositivo, è un requisito fondamentale non più trascurabile. Al di là della necessità di spazio e riduzione del costo del personale, è una modalità efficiente non soltanto quando si adotti lo smart working, ma anche quando una parte del personale deve restare informato, consultare documenti e avere gli archivi documenti cartacei sottomano perché in viaggio.

Un servizio di deposito archivi, dunque, non può prescindere da quella che un tempo si definiva dematerializzazione documentale e oggi (da molto tempo per la verità) viene contemplata come servizio completo di archiviazione di documenti tramite digitalizzazione di documenti cartacei.

Sì, perché stipare una mole di carta in un deposito archivi, non è propriamente un servizio di archiviazione documenti, ma il mero affitto di uno spazio. Un servizio di deposito archivi passa per alcune semplici implementazioni:

• conservazione archivi cartacei aziendali e non (che significa adeguate strutture per garantirne l’integrità);
• indicizzazione e catalogazione dei documenti;
• digitalizzazione;
• GED (gestione elettronica dei documenti, con reperibilità da remoto tramite una piattaforma sul cloud);
• consegna su richiesta dell’esemplare cartaceo con trasporti adeguati;
• eventuale macero a fine del ciclo del documento.

Deposito Archivi Assago: la conservazione di documenti cartacei inizia dal trasporto

Assicurare il miglior trasporto per il deposito archivi cartacei è un accorgimento necessario per garantire l’integrità dei documenti stessi. Nel processo di un servizio di conservazione documenti, non si tratta, infatti, soltanto di dislocare in un’altra area l’archivio cartaceo dell’azienda, di sgomberare gli uffici dai volumi improduttivi o di portare al macero documenti fiscali non più richiesti. Certo esistono queste possibilità, a seconda delle esigenze, ma molti clienti hanno bisogno di un servizio più articolato che richiede un processo che metta al centro la corretta conservazione e reperibilità del documento, che potrà essere richiesto anche in seguito con consegna in 24 ore (anche su Assago e tutta la Lombardia).

Per fare questo i mezzi di trasporto devono essere adeguatamente allestiti e i depositi devono essere strutturati per garantire la sicurezza (puoi vedere le certificazioni e come SGA Srl provveda alla massima sicurezza delle proprie strutture a questo link dove troverai descritto quali sono gli accorgimenti nella digitalizzazione archiviazione e stoccaggio dei documenti).

Chi necessita di questo approccio sono in generale aziende, istituti di credito, assicurazioni, studi associati e studi legali (commercialisti, avvocati, notai, consulenti del lavoro) che scelgono di affidare in outsourcing il servizio di deposito archivi e GED per gestire faldoni, cartelle, cartelline, scatole, casellari e archivi fisici e digitali.

Quando iniziano a pensare al deposito archivi stanno magari esaminando una soluzione per contenere le spese di gestione degli immobili, o vogliono ridurre le spese del personale che impiega il suo tempo nella consultazione e gestione degli archivi cartacei. Solo alcuni vedono sin dall’inizio il vantaggio di un servizio di deposito archivi completo di digitalizzazione documenti e accessibilità da remoto delle informazioni tramite un sistema GED.

Deposito Archivi Assago: la conservazione di documenti cartacei non può prescindere dalla sicurezza

Naturalmente la fase iniziale non può prescindere dall’analisi dei bisogni dell’azienda. È un momento propedeutico anche alle operazioni di raccolta degli archivi e a quelle di predisposizione degli spazi nel deposito che meglio si situano per allocare i documenti cartacei.  Nell’attività di deposito archivi e documenti viene poi eseguita un’attenta catalogazione (definita anche indicizzazione) così da poter facilmente inventariare e recuperare i contenuti.

Naturalmente la sicurezza nel deposito la fa da padrona: antincendio schiumogeno, antintrusione, rilevazione meteo costante, antisfondamento, derattizzazione e controllo puntuale dell’umidità sono indispensabili per lo stato di conservazione archivi.

L’archiviazione documenti digitale e il GED sono quindi al centro dei servizi integrati offerti da un’azienda che si occupi di deposito archivi e conservazione documenti. Si parla in questo caso di servizio completo di gestione archivi in outsourcing. Spesso le aziende che offrono questo approccio diventano un partner strategico per quanti abbiano bisogno di un sistema di consultazione senza voler investire per creare un GED aziendale e un deposito archivi dislocato.

Deposito Archivi Assago: un approccio ragionato

Quando si sceglie l’outsourcing ci si deve anche chiedere con quale facilità si potrà movimentare l’archivio dal deposito al tuo ufficio e viceversa.

Lo stoccaggio dei documenti e la scansione delle pratiche in alta definizione per la consultazione online, infatti, non sono l’unica esigenza che potresti avere.

La presa in carico della documentazione comporta la rilevazione delle informazioni d’archivio utilizzate dal committente, che in fase di stoccaggio riportate in ogni faldone, cartellina, cartone e schedatura. Questo consente di allineare la struttura informativa del deposito a quella adottata dall’azienda. Una volta digitalizzata la documentazione, sarà reperibile con le tassonomie note attraverso un programma dedicato. Naturalmente nulla impedisce di riconsiderare o variare il sistema di catalogazione.

Una volta classificati, documenti vengono inseriti in apposite scatole di stoccaggio con etichettatura a barcode per facilitare la ricerca e la consultazione fisica.