Principi fondamentali di una moderna gestione e archiviazione di documenti

F.A.Q.

1) Perché scegliere il deposito archivi invece del Self Storage?

Quando un’azienda si trova di fronte alla necessità di gestire e conservare il proprio archivio documenti, spesso si presenta il dilemma tra affidarsi a un servizio professionale di archiviazione documenti come quello offerto da SGA o optare per una soluzione di self storage. Sebbene il self storage possa apparire inizialmente come una soluzione più semplice o economica, un’analisi approfondita rivela i numerosi vantaggi di scegliere un partner specializzato come SGA per la propria archiviazione documenti aziendale.

SGA offre un servizio a 360 gradi per l’archiviazione documenti, a differenza del self storage dove il cliente deve occuparsi di tutte le fasi, dall’inscatolamento e dal trasporto della documentazione, attività che in SGA vengono svolte da personale qualificato. Questo permette all’azienda di risparmiare tempo e risorse preziose.

Un altro aspetto cruciale riguarda i costi. Nel self storage, spesso le dimensioni delle stanze sono predefinite, il che può portare a pagare per spazi eccessivi o insufficienti. SGA, invece, fattura solo lo spazio effettivamente utilizzato consentendo in molti casi un risparmio significativo.

I Costi Occulti dell’archiviazione documenti

La gestione e l’organizzazione dell’archivio sono elementi distintivi di un servizio professionale. In SGA, la documentazione viene divisa per anno e indicizzata creando un elenco di consistenza che facilita notevolmente le richieste di consultazione. Questo elimina i costi occulti legati alle ore di lavoro del personale interno, dedicate alla ricerca e alla consultazione dei documenti, un problema tipico del self storage. La necessità di inviare personale in un deposito self storage per recuperare documenti si traduce in inefficienze e costi elevati.

La sicurezza e la conservazione a lungo termine sono garantite da SGA attraverso scatole chiuse, bancali sigillati, e ambienti protetti da impianti di spegnimento a schiuma, sorveglianza e antintrusione. Queste misure sono generalmente assenti nelle strutture di self storage, che non sono specificamente progettate per l’archiviazione documenti sensibili e importanti per l’azienda.

Segnalazione automatica dei documenti il cui obbligo di conservazione è fiscalmente scaduto

Infine, SGA offre un servizio proattivo segnalando i documenti che ai fini fiscali si possono eliminare, dando la possibilità di macerare la documentazione non più necessaria e riducendo così il volume dell’archivio e i relativi costi. Questa gestione del ciclo di vita del documento è un valore aggiunto fondamentale che manca nelle soluzioni di self storage per l’archiviazione documenti. Affidarsi a SGA per l’archiviazione documenti aziendale significa scegliere un partner competente e affidabile che garantisce efficienza, sicurezza e ottimizzazione dei costi.

2) Quali sono le 7 regole d’oro e i requisiti fondamentali per un’archiviazione documenti cartacei ottimale?

Per garantire che la propria archiviazione documenti cartacei sia efficiente, sicura e conforme alle normative, è fondamentale seguire alcune regole d’oro e considerare i requisiti fondamentali. Milano Finanza, raccogliendo l’esperienza di SGA, ha identificato 7 domande cruciali che un’azienda dovrebbe porsi nella scelta di un fornitore specializzato in archiviazione documenti. Questi principi, integrati con altri requisiti emersi dalle fonti, costituiscono una guida preziosa per una corretta archiviazione documenti cartacei.

Ecco le 7 regole d’oro per l’archiviazione documenti:

• Scegliere un fornitore specializzato nell’archiviazione documenti che abbia competenze specifiche e offra servizi certificati. Non improvvisare con soluzioni generiche come il self storage.
• Scegliere un fornitore che sia proprietario o locatario dell’immobile dove i documenti verranno conservati. Questo garantisce una maggiore stabilità e controllo sulla struttura.
• Scegliere un deposito adeguato e sicuro dotato di impianti antincendio e antintrusione all’avanguardia. La struttura dovrebbe garantire la conservazione nel tempo, lontano da polvere e umidità, e possedere certificazioni di qualità.
• Scegliere un gestore con tempi medi di consultazione e resa dei documenti adeguati alle proprie esigenze. La possibilità di ricevere rapidamente i documenti, sia fisicamente che in formato digitale, è essenziale.
• Scegliere un fornitore che offra anche il servizio di smaltimento dei documenti (macero) una volta che questi abbiano raggiunto la fine del loro ciclo di vita. Il macero dovrebbe avvenire in modo sicuro e certificato, rispettando la privacy.
• Scegliere un fornitore con politiche di costi chiare e senza costi nascosti, inclusi i costi di disarchiviazione. La trasparenza nei prezzi è fondamentale per una corretta valutazione economica.
• Scegliere un fornitore che offra una consulenza obiettiva, in particolare sulla convenienza o meno della digitalizzazione dell’archivio cartaceo pregresso. Una valutazione professionale può aiutare l’azienda a prendere decisioni informate sul futuro della propria archiviazione documenti.

Oltre a queste regole, per un’archiviazione documenti cartacei efficace è fondamentale considerare i seguenti requisiti:

• Organizzazione e indicizzazione: Implementare un sistema di indicizzazione dettagliato che permetta una facile e rapida reperibilità dei documenti. La documentazione dovrebbe essere divisa per annualità e tipologia.
• Sicurezza fisica: i documenti devono essere conservati in contenitori adeguati, come box appositamente realizzati, e in ambienti che garantiscano protezione da fattori ambientali dannosi. Evitare luoghi inadeguati come scantinati o container non isolati.
• Tracciabilità: adottare un sistema gestionale che permetta di tracciare i movimenti di ogni singolo documento, dalla presa in carico fino all’eventuale distruzione.
• Conformità normativa: assicurarsi che il servizio di archiviazione documenti rispetti le normative vigenti in materia di conservazione e protezione dei dati.
• Consultabilità: l’archivio deve essere consultabile e condivisibile con il personale autorizzato. Riportare sempre informazioni utili sul dorso dei faldoni e standardizzare le diciture.

Seguendo queste regole e prestando attenzione ai requisiti fondamentali, le aziende possono implementare una strategia di archiviazione documenti cartacei che garantisca efficienza operativa, sicurezza delle informazioni e conformità normativa. Affidarsi a un partner esperto come SGA per la propria archiviazione documenti può semplificare notevolmente questo processo, offrendo competenze specializzate e soluzioni su misura.