Come archiviare documenti cartacei

La custodia e la gestione degli archivi cartacei è un trend topic nell’ambito della rivoluzione digitale, è quindi importante rispondere in modo corretto alla domanda su come archiviare documenti cartacei. Se ad uno sguardo miope si tratta di rispondere a un bisogno circoscritto all’archiviazione documenti cartacei, se molti si accontentano di dare un’occhiata ai blog, a chi vede nella digitalizzazione non meramente l’introduzione di nuovi strumenti in azienda, ma un’innovazione di processi, la gestione documentale si presenta come un asset strategico. In questa prospettiva si deve valutare al meglio la strada da percorrere.

Come archiviare documenti cartacei: quali aspetti affrontare

Vi sono molti aspetti afferenti alla necessità di archiviare documenti cartacei. Gli elementi che entrano in gioco sono lo stoccaggio (interno o il deposito esterno), i sistemi di protezione fisica dei documenti cartacei (antintrusione, antincendio, igrometro, derattizzazoine, ecc.), la possibilità di generare copia digitale dei documenti (scansione, dematerializzazione, digitalizzazione, tape vaulting, ecc.), il sistema di classificazione e interrogazione dei documenti digitalizzati e delle copie cartacee, le modalità, l’integrazione tra il gestionale e il GED.

Come archiviare documenti cartacei: gli archivi correnti

Vi è poi la documentazione che non va archiviata in modo definitivo, ma che costituisce un supporto allo svolgimento delle attività in essere. Per la gestione degli archivi correnti occorre definire – spesso si tratta di progetti su misura per le peculiarità che ogni attività porta con sé – metodologie che tengano in considerazione il pregresso e il destino dei documenti, consapevoli che, una volta giunta al termine, l’attività che li coinvolge, andranno a far parte della costellazione di documenti cartacei a deposito. La gestione dei documenti cartacei, quindi, deve essere organica; i metodi che consento la formazione degli archivi, l’efficace ricerca e reperibilità delle informazioni, l’ordinamento appropriato sulla base della frequenza di consultazione e la storicità, la classificazione e il labelling, la propedeuticità alla protezione, ogni aspetto entra in gioco sin dall’inizio dell’esistenza di ogni singolo documento.

Come archiviare documenti cartacei: il deposito archivi cartacei

Il deposito degli archivi cartacei è formato dal materiale documentario che non è più utilizzato per le attività in essere, ma che è rilevante ai fini fiscali, giuridici (e anche di operatività in alcuni casi). A questo livello è opportuna una corretta conservazione fisica dei supporti cartacei per evitarne la deperibilità e lo smarrimento; una gestione logico-razionale degli elementi e degli eventi tipici dell’archivio documentale in questa fase; i sistemi di rinvenimento e reperimento dei documenti cartacei; strumenti che consentano l’interrogazione (almeno a fini statistici) del materiale documentale inventariato; le procedure e gli indicatori che consentano di classificare quali documenti debbano considerarsi out of stock, per essere spostati ad altro archivio e instradati allo smaltimento e al macero.

Come archiviare documenti cartacei: gli archivi storici

In questa categoria rientra tutta la documentazione che non ha più rilevanza fiscale, giuridica o amministrativa, ma viene conservata dall’azienda come strumento per analizzare serie storiche o supporto alla ricerca di informazioni rilevanti. La catalogazione e gli strumenti archivistici dedicati non devono necessariamente differire da quelli implementati per la precedente situazione documentale, se questi prevedono già la partizione degli archivi. In questo settore vi sono discipline preposte, come l’archivistica, e normative specifiche (si pensi alla Privacy e al GDPR) che dettano prescrizioni e metodologie per la catalogazione, la valorizzazione e la protezione della documentazione storica.

Come archiviare documenti cartacei: l’archiviazione fisica dei documenti

L’archiviazione fisica dei documenti è, in realtà, una tematica trasversale ad ogni fase, livello e storicità della gestione documentale. In essa, infatti, rientrano tutte le attività elencate in precedenza, quando contemplino il trattamento di un supporto cartaceo o di altra natura fisica. Naturalmente ogni supporto ha peculiarità che generano esigenze di conservazione documentale specifiche, sempre orientate all’efficienza dei processi e al rispetto della normativa vigente. In quest’ambito rientrano, inoltre, operazioni di contorno – ma non per questo meno importanti – come spostamento (il ritiro se ci si affida a un servizio di gestione e deposito archivi cartacei esterno come SGA Srl), identificazione, etichettatura, stoccaggio nelle scaffalature, controllo dell’integrità fisica, inserimento in appositi contenitori antipolvere ed ignifughi qualora richiesti, chippatura o taggatura (nei casi più evoluti con RFid e Beacons, oltre che Barcode) dei contenitori.

Come archiviare documenti cartacei: la gestione generale

L’archiviazione di documenti cartacei, contempla, infine, una serie di attività gestionali collegate al ciclo di vita del documento. Come si è testé detto: classificazione, monitoraggio, spostamento, prelievo, consegna, ricerca, procedure di alert e problem checking, adeguamenti, riqualificazione in base alla linea temporale.

Come archiviare documenti cartacei: servizio in outsourcing

SGA Srl, attiva in Lombardia, è un partner esperto che affianca le aziende nell’archiviazione documentale. Offre un moderno servizio di document management e deposito archivi esterno per documenti cartacei. Con i suoi 8000 metri quadrati di depositi, i 2 milioni di raccoglitori depositati, i 10 milioni di documenti digitalizzati, la certificazione TÜV e gli impianti di sicurezza all’avanguardia, SGA Srl libera lo spazio improduttivo in azienda e progetta sistemi GED all’avanguardia per rendere disponibile le informazioni su supporto ottico, magnetico o web.

La forza di SGA Srl nell’archiviazione documentale

Per fare un piano servono tre punti: questi i tre principali (non gli unici) aspetti su cui SGA Srl costruisce solidi sistemi di gestione archivi.

SICUREZZA – Vigilanza, videosorveglianza, impianto antincendio schiumogeno, antintrusione, alert meteo.
QUALITÀ – Mappatura di ogni fase del processo per garantire la presa in carico veloce e la collocazione in tempo reale di ogni unità documentale.
VELOCITÀ – 4 ore soltanto per evadere qualsiasi richiesta del cliente

I servizi di SGA Srl in sintesi

Come funziona nello specifico il servizio di archiviazione documenti cartacei offerto da SGA Srl

Sopralluogo per l’analisi dell’archivio documentale

Un esperto viene in azienda, analizza i fabbisogni, individua la migliore soluzione e le tipologie di servizi ottimali, pianifica le risorse.

Inscatolamento dei documenti

Approvato il progetto, mentre si procede alla strutturazione del GED, i nostri operatori procedono all’inventario, al controllo dello stato di conservazione e all’inscatolamento in box da 5 faldoni appositamente realizzati per garantire elevati standard di conservazione.

Trasporto dei documenti in archivio

Furgoni monitorati con localizzatore GPS e personale adeguatamente formato, trasportano la documentazione in uno dei nostri magazzini.

Classificazione dei documenti

La documentazione viene classificata, creata la timeline annuale per facilitarne il monitoraggio delle fasi del ciclo di vita e lo smaltimento futuro.

Indicizzazione dei documenti

Viene stabilito, mediante il sistema di indicizzazione, la struttura dell’Indice Ufficiale d’Archivio. Il processo può avvenire nel luogo del prelievo, ma preferibilmente nel deposito cui sono destinati.

Codificazione dei documenti nel sistema SGADOX

L’identificazione univoca e customizzabile a vari livelli, in base alla struttura informativa e ai processi definiti in fase preliminare, viene effettuata con il nostro ERP SGADOX: evoluto strumento di information retrieval.

Conservazione documentale

La documentazione viene raggruppata in unità di allocazione e incapsulata al fine di garantire la massima sicurezza da rischi derivanti da fattori esterni, la documentazione viene caricata a magazzino in modo del tutto anonimo, escludendo, così, la possibilità di accessi non autorizzati o un trattamento di dati personali non consentito.

Consegna o invio dei documenti in consultazione

SGA Srl offre servizi di consegna rapida della documentazione: entro 8 ore lavorative dalla richiesta a domicilio, entro 4 ore via e-mail o accedendo nell’Area-Clienti del nostro sito da Pc o smartphone.

Macero

Al termine del ciclo di vita, SGA Srl provvede al macero quando prospettato dal progetto; il trasporto e il conferimento ai centri di distruzione e recupero dei documenti è certificato da emissione di regolare Formulario Rifiuti (D.Lgs n° 152 del 03/04/2006 Art. 193)

SGA Srl è attiva soprattutto in Lombardia, a Milano, Bergamo, Brescia, Como, Cremona, Pavia, Lecco, Lodi, Monza e della Brianza, Pavia, Sondrio e Varese