Nell’era digitale qualsiasi azienda si trova ancora ad aver a che fare con l’archiviazione fisica di documenti cartacei aziendali e quindi, ieri come oggi, dobbiamo provvedere a conservali e gestirli al meglio. Vediamo insieme alcuni brevi accorgimenti di buon senso che ti permetteranno nel tempo di garantirne una buona fruibilità e conservazione dei tuoi documenti.
Archiviazione Documenti con SGA: semplice ed efficace come il linguaggio di un fumetto! Archiviazione Documenti? Il segreto di SGA spiegato nel nuovo video. Trasparenza e Meticolosità sono due dei principi presi a fondamento da SGA Srl nel portare avanti la propria attività di gestione documentale. Per questo motivo abbiamo sempre approfondito e trattato nel dettaglio […]
Nel giorno in cui esce in edicola con la sua rinnovata veste editoriale, segnaliamo che Il Sole 24 Ore parla di SGA Srl. Ci ha fatto molto piacere il passaggio in cui, descrivendo i nostri servizi di gestione documentale, deposito archivi cartacei e digitalizzazione, dice di noi:
“SGA deve la propria forza all’alto livello professionale dei suoi fondatori e ad uno staff, composto da persone la cui età media non supera i 33 anni. Una realtà dunque che coniuga esperienza ed entusiasmo, e che considera il cliente e la sicurezza di documenti e dati la priorità assoluta.”
Leggi tutto l’articolo sul nostro servizio di deposito archivi esterno.
Archiviazione Documenti e Privacy: materia che dal 25 maggio sarà sotto i riflettori
Da qualche tempo si parla di quarta rivoluzione industriale (Industria 4.0) e Digital Transformation, tematiche che ora si stanno per incrociare con un altro trend il quale, per ragioni di imminenti scadenze, è nei pensieri di tutti i CEO. Si tratta della normativa europea in materia di trattamento dei dati: il Regolamento UE 2016/679 (il cosiddetto GDPR).
Se osservatori esperti e studi settoriali hanno finora valutato la trasformazione digitale sotto il profilo della sua qualità nel migliorare processi produttivi, workflow e data mining, oggi questa opportunità deve misurarsi con le richieste di trattamento, conservazione e protezione dei dati.
Si tratta di una congiuntura delicata, in cui si impone nuovamente, accanto alla dimensione immateriale, una certa attenzione ai supporti fisici, ai luoghi e ai sistemi integrati.
Come ha dichiarato a Corriere Comunicazione Irene Facchinetti (Direttrice dell’Osservatorio Fatturazione elettronica e dematerializzazione degli Osservatori sulla digital innovation del Politecnico di Milano), le tappe della dematerializzazione documentale sono
(…) rinunciare alla carta per archiviare le informazioni, strutturarle in basi di dati, gestirle con flussi digitali di dati strutturati, orientarsi verso una gestione per processi, dotarsi di un’architettura interna integrata e sviluppare le interfacce per un dialogo strutturato con tutti gli attori
Non necessariamente e non sempre l’adozione di architetture interne integrate per la conservazione e la digitalizzazione del pregresso cartaceo è la migliore soluzione. Questo è tanto più vero se si legge questa esigenza alla luce dei requisiti che lo stoccaggio e la custodia da un lato e la protezione del dato digitalizzato dall’altro, possono comportare. Esiste, infatti, la possibilità di affidare la custodia degli archivi cartacei e il processo di digitalizzazione documentale in outsourcing a società come SGA che si sono specializzate nel farlo con i migliori standard qualitativi e adottano i massimi sistemi di sicurezza nell’archiviazione documentale.
Se il 65% degli investimenti in progetti di digitalizzazione sono destinati alla conservazione digitale. Solo il 48% di questi è dirottato alla gestione elettronica documentale e ai Workflow.
Il resto è speso per la creazione di un sistema di bridge, di passaggio, tra il vecchio e il nuovo. Si può evincere che la sfida iniziale della Digital Transformation sia quella di affrontare la fase di avvio della nuova gestione documentale ibrida (cartacea e digitale), la custodia degli archivi documentali pregressi e la possibilità di consultazione bidimensionale e bidirezionale.
È in questo vulnus, con un enorme know-how, che SGA offre da anni servizi di archiviazione documenti cartacei e archiviazione documenti digitali, servizi che includono la dematerializzazione e la digitalizzazione, la custodia e la consultazione in tempi rapidi dei dati.
Come riporta TechEconomy, una ricerca di IDC stima che le entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale passeranno dai 527,2 milioni di dollari registrati nel 2017 ai 609,8 milioni di dollari nel 2021.
(…) nel periodo 2016-2021, le entrate del mercato software per le soluzioni documentali in Europa occidentale prevedono una crescita pari a 505,4 milioni di dollari nel 2016, che diventa pari a 609,8 milioni di dollari nel 2021 (+3,8%). Il mercato globale BPS e MPDS è cresciuto complessivamente del 5% nel 2016 rispetto all’anno precedente ma, mentre il segmento di grandi imprese (con 1.000 o più dipendenti) presenta un mercato praticamente saturo, cresce la domanda da parte di aziende con meno di 1.000 dipendenti, che rappresentano il 99% delle organizzazioni europee occidentali.
Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn
Alcuni giorni fa, riordinando un armadio di casa, mi è capitato di trovare un album di vecchie fotografie in bianco e nero. Mi sono ricordato di due articoli, che avevo letto su due riviste prestigiose: Wired e Huffington Post. Mentre li leggevo mi sono ritrovato a pensare: come faranno i nostri figli e i nostri nipoti a consultare le immagini che raccontano la storia della loro famiglia? Come avverrà il trasferimento delle immagini tra una generazione e l’altra?
Quando si pensa alla quantità di documenti presenti nelle nostre vite quotidiane e immagazzinati in forma digitale – sottolineava negli articoli Vincent Cerf, inventore del protocollo TCP/IP insieme a Bob Kahn – come le e-mail, i tweet e tutto il web, è chiaro che potremmo perdere una grossa fetta della nostra storia. Non vogliamo che le nostre vite digitali scompaiano. Se vogliamo preservarle dobbiamo assicurarci che gli oggetti digitali che creiamo oggi siano ancora accessibili nel futuro.
(Fonte: Weird https://www.wired.it/attualita/2015/02/16/vint-cerf-futuro-medievale-bit-putrefatti/)
Nell’articolo dell’Huffington Post, Cerf parla di un vero e proprio “buco nero” e mette in guardia sul pericolo di una desertificazione delle fonti documentali, che progressivamente spariranno come oggetti tangibili per diventare solo reperti digitali. Cosa fare dunque?
SGA